Organiser et gérer les congés payés en entreprise

Organiser et gérer les congés payés en entreprise

Quelles sont les règles en matière de congés payés ?


Tout salarié, qu’il soit embauché en CDI, CDD ou en intérim, qu’il soit en temps plein ou en temps partiel et quelle que soit son ancienneté dans l’entreprise, a le droit de prendre des congés payés.
Selon la loi, le salarié bénéficie de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectué pour le même employeur soit 5 semaines de congés payés pour une année de travail complète.

Les congés payés doivent être pris pendant la période de référence et ne peuvent être remplacés par une indemnité compensatrice s’ils ne sont pas soldés. Des exceptions existent en cas de rupture de contrats, de salariés intérimaires ou en contrat CDD.
Sauf accord d’entreprise, d’établissement ou accord de branche, l’ensemble des congés payés accumulés par un salarié doit être pris sur la période du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. 


Comment calculer le nombre de congés payés d’un salarié ?


Le calcul des congés en jours ouvrables

De manière générale, les jours de congés sont calculés en jours ouvrables soit 30 jours cumulés sur la période de référence.
Les jours ouvrables correspondent aux jours où il est légalement possible de travailler, soit du lundi au samedi en décomptant les jours fériés et le dimanche.

 

Le calcul des congés en jours ouvrés

Dans certaines entreprises, les congés payés sont calculés en jours ouvrés soit 25 jours acquis au total sur une année de référence.
Les jours ouvrés correspondent aux jours où l’entreprise est en activité, généralement les lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi. Mais si l’entreprise est ouverte le samedi et fermée le lundi, alors les jours ouvrés seront le mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi.

 

Comment organiser les congés payés en entreprise ?

La période de prise de congés, l’ordre des départs et les délais à respecter en cas de modification des congés payés sont fixés par un accord d’entreprise ou une convention / accord de branche.

Afin de définir l’ordre des départs en congés, l’employeur tient compte de la situation familiale du salarié (ex : présence d’un enfant dans le foyer), de l’ancienneté du salarié, ou encore de l’activité chez un autre employeur pour les salariés exerçant plusieurs emplois.

Le salarié est tenu d’informer son employeur de la prise de ses congés payés au moins deux mois avant la date de leur exécution.
L’ordre des départs en congé doit être communiqué par l’employeur à chaque salarié au moins 1 mois avant le début du congé.
Le salarié ne peut poser de congés payés sur une période supérieure à 24 jours ouvrables soit 4 semaines d’affilées. Exception faite pour les salariés justifiant de contraintes géographiques ou situations familiales particulières (ex : présence dans le foyer d’une personne âgée en perte d’autonomie)

 

Quelques questions fréquentes sur les congés payés :


L’employeur peut-il refuser des congés payés ?

Les congés payés sont un droit pour le salarié, en revanche l’ordre des départs en congés reste fixé par l’employeur. L’employeur a donc le droit de refuser les congés d’un salarié sous réserve que ce refus ne soit pas abusif. Ce dernier doit donc être justifié par l’employeur. Attention toutefois, en cas cas de décès, de mariage ou de naissance, l’employeur ne peut refuser la prise de congés payés par le salarié. C’est également le cas si deux conjoints travaillent dans une même entreprise et souhaitent prendre des congés sur une période commune.

 

En cas de démission, est-il possible de poser des congés payés pendant sa période de préavis ?

Si les congés payés ont été posés avant l’annonce de rupture du contrat de travail, la période de prise de congés ne peut être intégrer au préavis. Ce dernier est alors suspendu pendant la période de congé du salarié et prolongé pour une durée équivalente au retour de congé du salarié.

S’ils sont demandés après l’annonce de rupture de contrat, la prise des congés payés ne peut être imposée par aucune des deux parties. Il conviendra alors de fixer un accord entre l’employeur et le salarié qui stipulera la possibilité pour le salarié de prendre des congés payés sur sa période de préavis. La période de préavis n’est pas suspendue pendant la prise des congés payés sauf en cas d’accord avec l’employeur.

 

Les congés anticipés sont-ils forcément acceptés par l’employeur ?

La prise des congés par anticipation n’est pas un droit pour le salarié et peut donc être refusé par l’employeur. Les jours de congés pris en anticipation seront déduits du nombre de congés accumulés au cours de la période de référence.
Cependant, la loi travail permet au salarié nouvellement recruté de prendre des jours de congés payés la première année de son embauche. Il pourra alors prendre les jours de congés cumulés depuis la date de son embauche dès sa première année sans forcément devoir attendre la fin de la période d’acquisition.
Ex : Un salarié embauché le 1er juin 2019 dans l’entreprise aura cumulé au 1 septembre 2019, 3 mois x 2,5 jours  = 7,5 jours de Congés payés qu’il pourra prendre dès le mois de septembre 2019. En revanche, s’il souhaite prendre 15 jours de congés en septembre 2019, il devra avoir l’accord de son employeur pour prendre des congés en anticipation puisqu’il n’aura, à date, cumulé que 7,5 jours de congés.

 

Pour toutes questions sur les congés payés et leur modalité, n’hésitez pas à contacter notre équipe.