SOBEC vous accompagne dans la conservation de vos documents comptables :

SOBEC vous accompagne dans la conservation de vos documents comptables :

Combien de temps conserver ses documents comptables ?

Tous les documents émis ou reçus pendant l’exercice de son activité doivent être conservés par l’entreprise. Selon le type de documents, un délai de conservation minimale est imposé. Seuls les documents comportant des données personnelles ont une durée maximale d’archivage.

Pourquoi doit-on conserver les documents comptables ?

Les documents comptables d’une entreprise doivent être conservés pendant un délai imposé afin de permettre à l’Administration d’effectuer des contrôles sur les déclarations passées.

 

Combien de temps conserver ses documents comptables ?

Les documents comptables doivent être conservés pendant une période de 10 ans. En cas de contrôle, vous devez donc être en mesure de présenter l’ensemble de vos livres et registres comptables ainsi que toutes pièces justificatives (bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…) sur les dix années précédentes.
Les pièces originales des comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable, annexes) doivent être conservées 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice comptable.

 

Combien de temps conserver les documents civils et commerciaux ?

Le temps de conservation des documents civils et commerciaux varie entre 2 et 30 ans selon le type de documents :

Documents Durée de conservation 
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans
à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) 5 ans
Document de transport de marchandises 5 ans
Déclaration en douane 3 ans
Police d'assurance 2 ans
à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans
à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat 5 ans
à partir de la fin du mandat

 

Combien de temps conserver les documents fiscaux ?

Selon l’article L102 B du livre des procédures fiscales, les « livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. »
Le délai de conservation de ces documents démarre à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ont été établis.

Exemple : les éléments concernant les revenus 2014, déclarés en 2015, doivent être conservés jusqu’à fin 2020.

 

Documents  Durée de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans
Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) 6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) 6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) 6 ans

 

ATTENTION : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

 

Combien de temps conserver les documents de gestion du personnel ?

La plupart des documents de gestion du personnel doivent être conservés pour une durée minimale de 5 ans.

Documents Durée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans
Registre unique du personnel 5 ans
à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. 5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an
- Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail
- Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT)
5 ans
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie 5 ans

 

Combien de temps conserver les données personnelles dans le cadre du RGPD ?

Depuis le 25 mars 2018, le RGPD encadre le traitement des données personnelles recueillies par une structure qu’elle soit privée ou publique. L’un des objectifs de cette règlementation est de donner la possibilité à chacun de consulter, de rectifier ou de demander la suppression de toutes données personnelles qu’une entreprise détiendrait sur lui.
Dans le cadre du RGPD, les documents comportant des données personnelles sur les individus ont une durée maximale de conservation.
Par exemple, les informations sur les candidats non retenus à l’embauche doivent être supprimées 2 ans après le dernier contact. Les données personnelles des salariés d’une entreprise ne peuvent être conservées plus de 5 ans après la fin du contrat.

 

Combien de temps conserver les documents sociaux ?

Documents Délai de conservation
Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) 5 ans
à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) 10 ans
à partir de la clôture de l'exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société
(+ documents de la société absorbée)
5 ans
- Registre de titres nominatifs
- Registre des mouvements de titres
- Ordre de mouvement
- Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration
5 ans
à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs 3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d'administration 3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptes 3 derniers exercices

 

Quelles sanctions peuvent-être appliquées en cas de non-conservation de ces documents ?

- En cas de litige (avec un fournisseur, un client, un salarié …) vous ne pourrez fournir de pièces justificatives pour votre dossier ce qui constitue une faute.
- En cas de contrôle fiscal, l’entreprise est exposée à une amende pouvant atteindre 25 000€.
- En cas de destruction de documents ou d’un refus de les communiquer, l’entreprise s’expose à une amende de 1 500 €.

 

Comment conserver les documents comptables ?

La plupart des durées de conservation des documents sont des durées minimales imposées. Ce qui signifie qu’une entreprise peut tout à fait décider de conserver plus longtemps certaines informations comptables (attention toutefois à respecter le RGPD dans la conservation des documents qui comportent des données personnelles).
Les documents peuvent être conservées en version papier ou en version dématérialisée.
L’ensemble des documents conservés devra ensuite être rigoureusement classé par catégorie.

Sobec vous accompagne dans la conservation de vos documents comptables et vous propose des solutions numériques de sauvegarde de vos données.
N’hésitez pas à vous renseigner auprès de notre cabinet pour plus d’informations.

 

 

Sources : service-publique.fr / economie.gouv.fr / legifrance.gouv.fr